Informationen zum Datenschutz nach Art. 13, 14 Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO)

Gültig ab 25. Mai 2018

Als der- oder diejenige, dessen personenbezogene Daten verarbeitet werden, sind Sie
Betroffener. Wir möchten Sie im Folgenden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren und über die damit zusammenhängenden Rechte einen Überblick verschaffen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich in Übereinstimmung mit den Vorschriften der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Außerdem verarbeiten wir nicht mehr Daten als unbedingt notwendig und wenn möglich anonymisiert.

1. Wer ist verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Wir, die VNG Handel & Vertrieb GmbH, verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten und sind damit Verantwortlicher. Sie erreichen uns unter folgender Adresse:

VNG Handel & Vertrieb GmbH
Braunstraße 7
04347 Leipzig
Telefon: +49 341 443-1910
Fax: +49 341 443-2912
E-Mail: kontakt@vng-handel.de

Bei Fragen zu den hier genannten Informationen erreichen Sie unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter folgenden Kontaktdaten:

VNG Handel & Vertrieb GmbH
Datenschutzbeauftragter
Braunstraße 7
04347 Leipzig
E-Mail: datenschutz@vng-handel.de

2. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Wir erheben und verarbeiten von Ihnen personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung erhalten.

Dies umfasst insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten: Angaben zu Ihrer Person (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und andere Kontaktdaten, ggf. Geburtstag); Angaben zu Ihrem Arbeitgeber (Firmenname, Ihre Position im Unternehmen, ggf. Abteilung); Marketingmerkmale (Zuordnung zu Marketinglisten); Werbe- und Vertriebsdaten; Daten aus der Erfüllung einer vertraglichen oder vor- vertraglichen Maßnahme (z.B. konkreter Inhalt Ihrer Anfrage); Dokumentationsdaten (z.B. Beratungsprotokoll sowie ähnliche zum Nachweis des Vertragsabschlusses erforderlichen Dokumentationen); audiovisuelle Daten (z.B. Fotos); sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.

3. Woher bekommen wir diese Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung zur Verfügung stellen. Außerdem werden Daten von Interessenten verarbeitet, die mit uns in Kontakt treten.

Soweit notwendig verarbeiten wir außerdem Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen, wie zum Beispiel Handels- und Vereinsregistern, Grundbüchern, Schuldnerverzeichnissen, der Presse oder dem Internet.

Zusätzlich verarbeiten wir Daten, die uns zulässigerweise von Unternehmen innerhalb unseres Konzerns oder einem sonstigen Dritten zur Verfügung gestellt werden.

4. Warum verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Für das Verarbeiten Ihrer personenbezogenen Daten gibt es mehrere Grundlagen:

a) zu Zwecken der Vertragsanbahnung und/oder Vertragsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

Um unsere vertraglichen und außervertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber zu erfüllen, müssen wir Ihre Daten verarbeiten. Die Datenverarbeitung erfolgt zur Begründung, Durchführung und Beendigung von Verträgen sowie zur Durchführung von vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage des Interessenten. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach dem konkreten Produkt. Weitere Einzelheiten zu den jeweiligen Zwecken der Datenverarbeitung können Sie aus den maßgeblichen Ver- tragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnehmen.

b) aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO)
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Ihre Daten werden ausschließlich im Rahmen der erteilten Einwilligung verarbeitet und nur zu den Zwecken, denen Sie zugestimmt haben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegen- über erteilt worden sind. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

c) aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO)
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten liegt im öffentlichen Interesse oder erfolgt auf Grund gesetzlicher Vorgaben. Wir unterliegen diversen rechtlichen Verpflichtungen wie zum Beispiel dem Geldwäschegesetz oder den Steuergesetzen. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehört dabei unter anderem die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten, Terrorismusbekämpfung sowie die Betrugs- und Geldwäscheprävention.

d) aufgrund berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f. DS-GVO)
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten in zulässiger Weise zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Zweck einer solchen Verarbeitung ist beispielsweise:

  • Datenverarbeitung und -analyse zu Marketingzwecken und Zwecke der Direktwerbung;
  • Maßnahmen zur Stärkung der Kundenbeziehung beispielsweise durch Kundenumfragen;
  • Maßnahmen zur Verbesserung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten;
  • Sicherstellung der Sicherheit und des Betriebs unserer IT-Systeme sowie Weiterentwicklung dieser Maßnahmen;
  • Maßnahmen zur Geschäftssteuerung sowie Steuerung unsere geschäftlichen Risiken;
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
  • Verhinderung und Aufklärung von Straftaten;
  • Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen);
  • Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts.

5. Wer bekommt Ihre Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für die Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen.
Ihre personenbezogenen Daten werden außerdem an Dienstleister (vor allem Auftragsverarbeiter) und Erfüllungsgehilfen weitergegeben. Eine solche Übermittlung findet nur statt, wenn dies für die Zwecke der Datenverarbeitung erforderlich ist oder Sie zuvor eingewilligt haben.

Folgende Empfängerkategorien können Daten beispielweise erhalten:

  • IT-Dienstleister
  • Bilanzkreismanagement
  • Umfragedienstleister
  • Marketingdienstleister
  • Werbeagenturen
  • Druck- und Versanddienstleister
  • Analyse-Spezialisten
  • Akten- und Datenträgerentsorgung
  • Beratung und Consulting
  • Behörden
  • Handelsvertreter
  • Wirtschaftsprüfer
  • Inkassodienstleister und Rechtsanwälte
  • Versicherungen

Eine Übermittlung personenbezogene Daten an andere Konzerngesellschaften erfolgt ebenfalls nur dann, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht und dies für einen der oben genannten Zwecke erforderlich ist.

Datenübermittlungen in Länder außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums („Drittländer“) können sich im Rahmen der Verwaltung, Entwicklung und des Betriebs von IT-Systemen. Eine solche Übermittlung erfolgt nur, wenn ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand erfüllt ist oder Sie in die Datenübermittlung eingewilligt haben und ein angemessenes Datenschutzniveau nach Maßgabe der EU- Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer sichergestellt ist. Eine Kopie der durch die EU Kommission vorgegebenen Standardvertragsklauseln finden Sie hier. Alternativ erhalten Sie diese von uns auch auf Anforderung.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für unsere vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen notwendig ist. Das bedeutet Konkret, dass wir Ihre Daten löschen, wenn sich der Zweck der Datenerhebung erfüllt hat, sämtliche gegenseitige Ansprüche erfüllt sind und keine anderweitige gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder gesetzlichen Rechtfertigungsgründe für die Speicherung bestehen.

Hat sich der der Erhebung zu Grunde liegende Zweck erfüllt, so werden die Daten regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre befristete Weiterverarbeitung ist erforderlich. Dabei sind beispielsweise die Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen (z.B. Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO), Geldwäschegesetz (GwG) und Wertpapierhandelsgesetz (WpHG): Aufbewahrung bis zu zehn Jahre) sowie die Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften (bis zu 30 Jahren – regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre) zu nennen.

7. Welche Rechte haben Sie als Betroffener?

Als Betroffener haben sie verschiedene Rechte:

  • das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
  • das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
  • das Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO)
  • das Recht auf Einschränkung der Bearbeitung (Art. 18 DS-GVO)
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
  • das Widerspruchsrecht (Art. 21 DS-GVO)
  • das Recht die erteilte Einwilligung zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO)
  • das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO)

Ihre Rechte unterliegen einigen gesetzlichen Ausnahmen. So sind Ihre Rechte beispielsweise auf Grund von Forschungs- und Statistikzwecken (§ 27 Abs. 2 BDSG) oder wegen im öffentlichen Interesse liegenden Archivzwecken (§ 28 Abs. 2 und 3 BDSG) eingeschränkt. Weiter Ausnahmen sind unter anderem: § 34 und 35 BDSG und Art. 17 Abs. 3 DS-GVO.

Ausführliche Informationen zu Ihrem Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO finden Sie am Ende im Abschnitt „Ihre Widerspruchsrechte“.

8. Können Sie erteilte Einwilligungen widerrufen?

Sofern wir Ihre Daten auf Basis einer von Ihnen erteilten Einwilligung erheben, haben Sie das Recht diese Einwilligung uns gegenüber jederzeit zu widerrufen. Ihre Daten werden dann nicht mehr zu den von der Einwilligung umfassten Zwecken verarbeitet. Dabei ist allerdings zu beachten, dass ein solcher Widerruf nur für die Zukunft wirkt und die bis dato erfolgte Verarbeitung rechtmäßig bleibt.

9. Sind Sie verpflichtet uns ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung benötigen wir von Ihnen diejenigen Daten, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und für die Erfüllung der damit zusammenhängenden vertraglichen Pflichten notwendig sind sowie die Daten, zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.

Ohne diese Daten sind wir in der Regel nicht in der Lage, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen durchzuführen oder zu beenden oder Ihrem sonstigen Anliegen ent- sprechend nachzugehen.

10. Gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?

Grundsätzlich findet keine automatisierte Entscheidungsfindung statt. Sollten wir in einigen Ausnahmefällen doch einmal eine solches Verfahren einsetzen, werden wir Sie vorher gesondert darüber informieren, sofern dies gesetzlich vorgesehen ist.

11. Information im Falle einer Zweckänderung

Wenn sich hinsichtlich des Grundes für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eine Änderung ergibt, werden wir sie selbstverständlich sofort informieren.

12. Können diese Informationen geändert werden?

Da unsere Datenverarbeitung Änderungen unterliegt, werden wir auch unsere Datenschutzinformationen von Zeit zu Zeit anpassen. Wir werden Sie über Änderungen rechtzeitig informieren.

IHRE WIDERSPRUCHSRECHTE

  1. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
    Wir haben Sie bereits über das Widerspruchsrecht gem. Art. 21 DS-GVO informiert. Konkret bedeutet das für Sie, dass Sie jederzeit das Recht haben, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse liegt oder auf Grundlage einer Interessenabwägung stattfindet (Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DS-GVO). Dies gilt auch für ein entsprechendes Profiling.
    Wenn Sie gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch ein- legen, werden wir sie nicht mehr verarbeiten. Es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  2. Widerspruchsrecht gegen Verarbeitung zur Zwecken der Direktwerbung
    Gemäß Art. 21 Abs. 2 DS-GVO haben Sie als Betroffener für den Fall, dass Ihre personenbezogenen Daten für Direktwerbung verwendet werden, noch ein gesondertes Widerspruchsrecht. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit Direktwerbung in Verbindung steht.
    Wenn sie von diesem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, werden wir als Verantwortlicher Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diesen Zweck verarbeiten.
  3. An wen richten Sie den Widerspruch?
    Der Widerspruch bedarf keiner bestimmten Form und sollte möglichst gerichtet werden an:
    VNG Handel & Vertrieb GmbH
    Braunstraße 7
    04347 Leipzig
    Telefon: +49 341 443-1910
    Fax: +49 341 443-2912
    E-Mail: kontakt@vng-handel.de